Cadre légal
Le registre unique du personnel est régi par les articles L.1221-13 à L.1221-15 du Code du travail. Les mentions obligatoires figurent à l'article D.1221-23 (1° à 13°) et l'article D.1221-23-1 pour les stagiaires ; la copie du titre des travailleurs étrangers à l'article D.1221-24 ; la conservation à l'article R.1221-26 ; les sanctions à l'article R.1227-7. La vérification préfectorale du titre des travailleurs étrangers procède des articles R.5221-41 et R.5221-42 (saisine du préfet 2 jours ouvrables avant l'embauche). Le support informatique est autorisé par les articles L.1221-14 et D.1221-27 (avis CSE préalable transmis à l'inspection du travail — art. L.2315-5), sous condition d'inaltérabilité (art. D.8113-2) et de conformité RGPD (art. D.8113-3).
Qui est concerné
Tout employeur, dès le premier salarié, dans chaque établissement où sont employés des salariés. Une enseigne avec deux adresses tient deux registres distincts. Toutes les formes d'emploi figurent au registre : CDI, CDD, extras, saisonniers, intérimaires, apprentis, contrats de professionnalisation, salariés à temps partiel, stagiaires et volontaires en service civique.
Ce qu'il faut faire concrètement
- Inscrire chaque nouveau salarié dans l'ordre des embauches, de façon indélébile, avant la prise de poste.
- Renseigner pour chaque salarié : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie.
- Ajouter la mention spécifique selon le type de contrat (CDD, intérimaire avec nom et adresse de l'ETT, temps partiel, apprenti, contrat de professionnalisation).
- Pour les travailleurs étrangers, mentionner le type et le numéro du titre de séjour, et annexer une copie au registre.
- Pour les stagiaires, créer une partie spécifique avec dates, nom et qualité du tuteur, lieu de présence.
- Si CSE existant, recueillir son avis avant de passer au support informatique et le transmettre à l'inspection du travail.
Fréquence et conservation
Pas de périodicité de mise à jour : le registre s'enrichit en continu, à chaque embauche et à chaque sortie. Les mentions sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R.1221-26).
Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et de l'inspection du travail (article L.1221-15). L'inspecteur peut le demander sur place, sans mise en demeure préalable.
Sanctions en cas de manquement
Les manquements au registre — absence, mention manquante, défaut d'indélébilité, absence d'inscription d'un salarié — sont sanctionnés par une contravention de quatrième classe : 750 euros par salarié concerné (article R.1227-7). Un établissement de quinze salariés non inscrits encourt 11 250 euros d'amende.
Pour un travailleur étranger sans mention valide ou sans vérification préalable du titre auprès de la préfecture, les sanctions montent en gamme pénale : cinq ans d'emprisonnement et 30 000 euros d'amende par étranger employé (article L.8256-2 C. trav.).
Notre conseil
Le registre n'est pas un classeur, c'est un réflexe. Mettez en place un protocole d'embauche en deux minutes : DPAE auprès de l'URSSAF, inscription au registre, contrat signé, copie du titre de séjour archivée si besoin. Faites-le avant la prise de poste, même pour un extra qui ne reste qu'une soirée — c'est précisément à ce moment-là que l'inspection du travail vient pendant un service. Tenir le registre sur support informatique simplifie tout à condition de garantir l'inaltérabilité (export figé, daté, signé) et de recueillir l'avis du CSE s'il existe. Vérifiez deux fois par an que les niveaux et échelons HCR mentionnés sont à jour : un commis de cuisine devenu chef de partie en pratique doit être reclassé sur le registre comme sur le bulletin de paie.
Comment Normy gère ce sujet
Normy tient le registre unique sur support informatique conforme à l'article D.8113-2. Chaque salarié est saisi avec l'ensemble des mentions de l'article D.1221-23. Pour les travailleurs étrangers, le module rappelle la formalité de vérification préfectorale et permet d'annexer le scan du titre. Le registre est exportable à tout moment en PDF horodaté, présentable directement à l'inspection du travail.